Volume 17, numéro 3, Novembre 2015

Projet de règlement sur les contrats des organismes publics en matière des Technologies de l'information (TI) : De nouvelles dispositions permettant d'optimiser les acquisitions en TI

À sa séance du 28 octobre 2015, le Conseil des ministres autorisait la publication à la Gazette officielle du Québec, pour commentaires, du projet de règlement sur les contrats des organismes publics en matière de TI. Ce projet de règlement constitue une pièce importante de la Stratégie gouvernementale en TI - Rénover l’État par les technologies de l’information rendue publique en juin dernier.

Inspiré des meilleures pratiques, ce projet de règlement propose de nouvelles dispositions réglementaires plus efficaces et mieux adaptées au secteur des TI, qui devraient permettre aux organismes publics de réaliser des stratégies d’acquisition et offrir un meilleur retour sur l’investissement pour le gouvernement.

Les principales dispositions proposées sont les suivantes :

1. Coût total d’acquisition
   Afin de faire les meilleurs choix, il est proposé d’introduire le concept de coût total d’acquisition qui permettra aux organismes publics de mieux prendre en considération l’ensemble des coûts liés à une acquisition durant sa durée de vie utile.
2. Infonuagique
   Des dispositions particulières concernant l’acquisition de biens et de services infonuagiques sont proposées afin que les organismes publics puissent bénéficier de ce nouveau mode de livraison en TI.
3. Nouveau mode d’adjudication (procédure de dialogue compétitif)
   Dans le but de permettre aux organismes publics de réaliser de façon optimale des acquisitions d’envergure ou complexes, il est proposé d’introduire une procédure de dialogue compétitif qui visera à développer avec chaque entreprise sélectionnée une solution susceptible de répondre aux besoins de l’organisme public et sur la base de laquelle les entreprises seront invitées à présenter une soumission.
4. Remplacement de biens et révision de prix à la baisse
   Afin de mieux tirer profit de l’évolution rapide des technologies, le projet de règlement propose des dispositions permettant aux fournisseurs, en cours de contrat, de réduire leur prix et/ou de remplacer leur bien par un bien plus performant.
5. Évaluation du rendement
   L’évaluation du rendement des entreprises constitue une saine pratique de gestion. Ainsi, il est proposé que les organismes publics évaluent de façon systématique le rendement des entreprises relativement à tout contrat de TI de 100 000 $ ou plus.

Par ailleurs, il est également proposé de modifier le Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics pour y introduire le coût total d’acquisition et les dispositions relatives au remplacement de biens et à la révision de prix à la baisse.

Autres dispositions réglementaires proposées

Le projet de règlement sur les contrats des organismes publics en matière de TI propose également d’introduire de nouvelles dispositions concernant l’information transmise aux soumissionnaires à la suite de l’évaluation de la qualité de leur soumission, la période des questions permise durant le processus d’appel d’offres, l’assouplissement de certaines conditions de conformité afin qu’elles n’entraînent plus le rejet automatique d’une soumission et la possibilité, pour les entreprises, de transmettre leurs soumissions par voie électronique.

Il est également proposé d’introduire ces dispositions dans la réglementation sur les contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics.

Nous vous invitons à consulter le projet de règlement sur les contrats des organismes publics en matière de TI ainsi que les modifications proposées à la réglementation sur les contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics à la Gazette officielle du Québec (Gazette N° 45 du 11-11-2015, page 4245)  .