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Loi annotée par sujet - Cycle de vie du document

Le cycle de vie du document

Les éléments pouvant constituer le cycle de vie d'un document sont :

  • la création ;
  • la modification ;
  • le transfert de l'information ;
  • la consultation ;
  • la transmission ;
  • la conservation ;
  • l'archivage ou destruction.

La validité juridique d'un document est tributaire de son intégrité. Si l'intégrité du document est assurée et s'il respecte les exigences des lois, le document peut, quel que soit son support, être utilisé en preuve devant les tribunaux et a pleine valeur juridique. Pour qu'il puisse conserver sa valeur juridique, l'intégrité du document doit être maintenue durant tout son cycle de vie (voir l'article 6 et le sujet « Intégrité d'un document »). La loi prévoit ainsi les objectifs à atteindre et les mesures à prendre afin d'assurer le maintien de l'intégrité du document tout au long de son cycle de vie. C'est-à-dire, lors du transfert de l'information vers un autre support, lors de la conservation du document, lors de sa consultation et lors de sa transmission.

La loi impose également des obligations quant à la protection des renseignements personnels et confidentiels à chaque phase du cycle de vie du document, notamment lors de sa conservation, lors de sa consultation et lors de sa transmission (voir le sujet « Protection de la vie privée »). En matière de consultation, elle renforce le droit d'accès des documents.

Enfin, la loi pose les principes de la responsabilité des différents prestataires de services qui prennent part à la conservation, à l'archivage ou à la communication des documents (voir le sujet « Responsabilité »).

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Le transfert de l'information

Les articles 17 et 18 traitent du processus de changement du support de l'information (p. ex. : transférer une photo sur support papier vers un cédérom, transférer l'information contenue sur une bande sonore vers un disque compact, imprimer sur papier un document numérique, etc.).

Il est possible de transférer l'information d'un document vers un support faisant appel à une technologie différente sans que le document perde sa valeur juridique.

Pour assurer le maintien de la valeur juridique d'un document lors d'un transfert, celui-ci doit être documenté; il faut être en mesure de démontrer, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée (voir l'article 17). L'article 18 vient faciliter l'admission en preuve des documents résultant de transfert.

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La conservation

Dès lors qu'une personne est tenue de conserver un document, elle a le devoir d'en assurer l'intégrité et l'accessibilité. Elle doit voir à la disponibilité du matériel permettant de le rendre accessible et de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné (voir l'article 19). Par exemple, elle doit disposer du logiciel ou du matériel nécessaire pour que l'on puisse prendre connaissance du document.

L'article 20 précise le droit de détruire le document dont l'information a été transférée. Il prévoit selon quelles conditions une personne peut détruire les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l'objet d'un transfert.

Lorsqu'un document technologique est modifié durant la période pendant laquelle il doit être conservé, des conditions doivent être respectées afin d'en préserver la valeur juridique en dépit de la modification (voir l'article 21). Si ces conditions n'étaient pas observées, il pourrait être considéré que la modification de l'information constitue une altération du document, ce qui lui ferait perdre son intégrité, qui fonde sa valeur juridique.

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La consultation

La loi renforce ici le droit d'accès aux documents en l'adaptant au contexte des technologies de l'information et entoure la consultation de documents technologiques de mesures de protection des renseignements personnels et confidentiels.

Lorsqu'une personne a accès à un document, celui-ci doit être intelligible directement ou en faisant appel aux technologies de l'information (voir l'article 23). Ainsi, un document peut être examiné par l'accès à une copie du document, à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. Toutefois, il doit y avoir un équilibre réaliste entre le choix d'une personne quant au support ou la technologie permettant l'accès au document et la possibilité -ou la capacité- de répondre à ce choix. La personne responsable de l'accès à un document technologique doit prendre des mesures de sécurité propres à en assurer la confidentialité des renseignements (voir l'article 25).

Une personne qui confie un document technologique à un prestataire pour en assurer la garde doit informer ce prestataire des protections que requiert le document en ce qui a trait à la confidentialité de l'information. Le prestataire est tenu, par des moyens technologiques convenus, d'en assurer la sécurité, d'en préserver l'intégrité et d'en protéger la confidentialité (voir l'article 26).

Dans le cas des documents contenant des renseignements personnels et qui sont rendus publics pour une finalité particulière, les fonctions de recherche extensive doivent être restreintes à cette finalité (voir l'article 24).

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La transmission

Les articles 28 à 37 précisent les conditions à respecter pour transmettre des documents technologiques. On y prescrit des règles équivalant, à l'égard des documents technologiques, à celles qui s'appliquent habituellement lorsqu'il s'agit de transmettre des documents sur support papier.

Le document peut être transmis, envoyé ou expédié. On peut utiliser tout mode de transmission approprié à son support sauf si la loi exige l'emploi exclusif d'un mode spécifique de transmission. C'est le principe de la liberté des modes de transmission qui est ici affirmé. Cette liberté peut être limitée par la loi qui peut exiger un mode spécifique de transmission. (voir l'article 28)

L'article 29 applique le principe de la liberté de se procurer ou non certaines technologies pour la transmission de documents.

L'article 30 énonce les conditions pour que le document technologique reçu ait la même valeur que le document transmis. Pour ce faire, le mode de transmission choisi doit permettre de préserver l'intégrité, tant du document expédié que de celui qui est reçu. La documentation établissant la capacité d'un mode de transmission de préserver l'intégrité doit être disponible pour production en preuve, le cas échéant.

Des présomptions aident à déterminer le moment de l'expédition et de la réception d'un document technologique (voir l'article 31). Une présomption d'intégrité existe en faveur des tiers pour les documents technologiques que les entreprises ou l'État mettent à leur disposition à partir d'un système ou d'un logiciel (voir l'article 33).

L'article 32 adapte l'obligation qui est faite dans une loi d'expédier plusieurs exemplaires d'un document au contexte des technologies de l'information : cette obligation peut être satisfaite au moyen d'un seul exemplaire ou copie.

Lors de la transmission d'un document, y compris sur un réseau de communication, les renseignements déclarés confidentiels par la loi doivent être protégés par un moyen approprié au mode de transmission (voir l'article 34)

L'article 35 assure une protection à ceux qui veulent acheter des produits ou des services en ligne. Il oblige ceux qui offrent de tels produits ou services de fournir des instructions ou des moyens nécessaires pour que le consommateur puisse corriger en temps utile l'erreur qu'il aurait pu commettre.

Voir les articles 6, 17, 18, 19, 20, 21, 23, 24, 25, 26, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36 et 37.

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