Logo du Secrétariat du conseil du trésor.

Loi annotée par article - Article 4

Chapitre II

Les documents

Section I — La notion de document

Article 3Article 4


Article 4

Un document technologique, dont l'information est fragmentée et répartie sur un ou plusieurs supports situés en un ou plusieurs emplacements, doit être considéré comme formant un tout, lorsque des éléments logiques structurants permettent d'en relier les fragments, directement ou par référence, et que ces éléments assurent à la fois l'intégrité de chacun des fragments d'information et l'intégrité de la reconstitution du document antérieur à la fragmentation et à la répartition.

Inversement, plusieurs documents technologiques, même réunis en un seul à des fins de transmission ou de conservation, ne perdent pas leur caractère distinct, lorsque des éléments logiques structurants permettent d'assurer à la fois l'intégrité du document qui les réunit et celle de la reconstitution de chacun des documents qui ont été ainsi réunis.

Annotations

On précise à l'article 4 la notion de document technologique à l'égard d'un type particulier de document, celui dont l'information est fragmentée et répartie sur un ou plusieurs supports situés en un ou plusieurs emplacements. Ce document doit être considéré comme formant un tout si les conditions suivantes sont réunies :

  1. les éléments logiques structurants permettent d'en relier les fragments, directement ou par référence ; et
  2. ces éléments assurent à la fois l'intégrité de chacun des fragments d'information et l'intégrité de la reconstitution du document antérieur à la fragmentation et à la répartition.

Par exemple, une page Web peut être en fait constituée d'informations situées à divers endroits ou réparties sur différents supports. Ainsi, le texte peut résider sur un serveur alors que l'image qui est sur la page apparaissant à l'écran peut être sur un autre serveur.

Un autre exemple de cette situation est fournie par les formulaires électroniques dont l'information peut être située sur des supports ou en des lieux différents. Ainsi, il existe des formulaires où la grille de questions est sur un support et les réponses, sur un autre support.

Le second alinéa vient préciser la situation inverse à celle qui est décrite au premier alinéa.

Plusieurs documents technologiques, même réunis en un seul à des fins de transmission ou de conservation, ne perdent pas leur caractère distinct lorsque des éléments logiques structurants permettent d'assurer à la fois :

  1. l'intégrité du document qui les réunit ; et
  2. celle de la reconstitution de chacun des documents qui ont été ainsi réunis.

Le seul fait de pouvoir fragmenter un document technologique ou de pouvoir en réunir plusieurs pour des fins de transmission ou de conservation ne porte pas en soi atteinte à l'intégrité du document si les exigences de l'article 4 sont rencontrées. Cela ne l'exclut pas non plus de la notion de document qui exige que l'information soit délimitée et structurée. On veut ainsi écarter les prétentions selon lesquelles certains documents technologiques, du seul fait qu'ils ont été fragmentés ou réunis en un « paquet », ne peuvent de ce fait constituer un document.

Retour en haut de la page