Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles.
Pour l'application de la présente loi, est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite.
Un dossier peut être composé d'un ou de plusieurs documents.
Les documents sur des supports faisant appel aux technologies de l'information visées au paragraphe 2º de l'article 1 sont qualifiés dans la présente loi de documents technologiques.
Cette disposition explique plusieurs notions clés de la loi. Elle définit la notion de document et apporte des précisions sur le sens à donner aux notions de dossier et de banque de données.
La loi est construite à partir de la notion de document, car c'est l'élément commun entre l'univers du papier et celui des technologies de l'information. Afin de mettre en place un environnement juridique qui pourra s'appliquer quelles que soient les technologies utilisées, on a retenu une définition générique de la notion de document.
La loi ne vise pas un support ou une technologie spécifique, elle confère un cadre juridique aux documents envisagés dans leur sens global. Ainsi, dès qu'on a un ensemble délimité et structuré d'information, que selon les supports utilisés, l'information est délimitée de façon tangible ou logique, et que celle-ci est perceptible par l'humain directement ou par l'intermédiaire d'interfaces, on est donc en présence d'un document.
La définition énoncée à l'article 3 vise à assurer la neutralité technologique de la loi. La loi repose sur une notion de document élaborée de manière à y inclure tous les supports connus ou qui pourront un jour exister. D'emblée, les notions de « document », « document technologique », « dossier » et « banque de données » doivent être considérées.
Un objet constitué d'information portée par un support constitue un document. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles. Par exemple, le braille est un système de symboles transcriptibles.
Les documents portés sur des supports faisant appel aux technologies de l'information visées au second paragraphe de l'article 1 sont appelés documents technologiques. Ainsi, le document technologique est un document qui est réalisé en utilisant l'une ou l'autre des technologies capables de produire un objet dans lequel l'information est délimitée et structurée et intelligible sous la forme de mots, de sons ou d'images. La notion de document technologique est, comme on le constate, beaucoup plus englobante que celle de document électronique, laquelle est incluse dans la première (voir le sujet « Notion de document »).
Un dossier réfère à un ensemble de documents relativement à une personne ou à une question spécifique. Par exemple, un dossier médical, un dossier de conduite automobile, un dossier scolaire. La loi précise qu'un dossier peut être composé d'un ou de plusieurs documents. La précision a son importance car plusieurs personnes ou entreprises gèrent leurs documents à l'aide de dossiers (p. ex. : domaine des assurances, domaine médical).
La loi assimile au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite. Cette assimilation entre la banque de données et le document tient compte du fait que plusieurs documents technologiques sont obtenus en actionnant des fonctions de banques de données. L'assimilation est un procédé utilisé par le législateur afin de conférer à un objet le statut juridique d'un autre objet. L'assimilation de la banque de données à la notion de document ne transforme pas celle-ci en document mais entraîne à son égard, l'application des règles qui régissent les documents. Par conséquent, dans la loi, on traite les banques de données de la même façon que les documents.
La notion de document prévue ici est complétée par l'article 71, une disposition interprétative qui étend le champ d'application de cette notion à l'ensemble des documents visés dans les textes législatifs. Cela vaut que l'on utilise le mot document ou un autre terme comme ceux énumérés à l'article 71. On vient ici conférer une application quasi universelle à la notion de document ainsi définie.
L'article 76 prévoit aussi qu'une infraction commise au moyen d'un document peut l'être par un document tel qu'ici défini et ce peu importe son support à un moment donné de son cycle de vie.
« Un document est constitué d'information portée par un support. » (art. 3, al. 1)
Le mot « information » n'étant pas défini dans la loi, il faut l'entendre dans son sens courant. Selon le Petit Robert, parmi les sens courants du mot « information », on retrouve : « fait ou jugement que l'on porte à la connaissance d'une personne, d'un public à l'aide de mots, de sons ou d'images » ou encore « renseignements sur quelque chose ou quelqu'un ». Dans le langage scientifique, l'information est un « [é]lément ou système pouvant être transmis par un signal ou une combinaison de signaux (message), appartenant à un répertoire fini; ce qui est transmis (objet de connaissance, mémoire) ».
L'information doit être portée par un support; son support est le moyen permettant de la recevoir, de la conserver et de la restituer. Bref, le support rend l'information d'un document intelligible et utilisable. Ces deux concepts sont indissociables et ils doivent être envisagés l'un par rapport à l'autre.
« L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. » (art. 3, al. 1)
La délimitation suppose que l'information est circonscrite sur un support : ceci est une composante de la notion de document. On évite ainsi, par exemple, qu'une bibliothèque entière ou qu'Internet dans sa totalité soit considéré comme un document. Il s'agit plutôt d'ensembles de documents. La structuration renvoie à une organisation, un agencement tant physique que logique de l'information.
La manière tangible de délimiter et structurer l'information fait référence aux supports physiques, matériels et palpables (tel un livre) et la manière logique fait référence à divers modes de représentation de l'information tel le numérique, où l'information est représentée au moyen de caractères, généralement des nombres binaires (p. ex. un fichier Word n'est en fait constitué que d'une série de zéro et de un).
L'intelligibilité est la qualité que l'information possède lorsqu'elle est susceptible d'être comprise par un être humain; l'information doit avoir cette qualité de façon à être accessible sous forme de mots, de sons ou d'images.
« L'information peut être rendue par tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles. » (art. 3, al. 1)
Le mot « rendre » est défini entre autres dans le Petit Robert comme étant : « [p]résenter en exprimant par le langage » et par « [e]xprimer par un moyen plastique ou graphique ». Ainsi, on peut rendre une information en présentant un pictogramme ayant une signification telle que « interdit de stationner ».
Une « écriture » est « une représentation de la parole et de la pensée par des signes graphiques conventionnels destinés à durer ». Par exemple, on peut utiliser l'écriture braille pour communiquer un message aux aveugles.
Le « symbole » est, selon le Petit Robert, « ce qui représente autre chose (signe) en vertu d'une correspondance analogique ». Ce mot désigne aussi « ce qui, en vertu d'une convention arbitraire, correspond à une chose ou à une opération qu'il désigne ». Les symboles peuvent être transcriptibles sous forme de mots, de sons ou d'images mais ne sont pas limités à ceux-ci.
Voir aussi le sujet Notion de document.
Glossaire : banque de données
