Chapitre II
Les documents
Section IV — Le maintien de l'intégrité du document au cours de son cycle de vie
§3. La consultation du document
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Quiconque confie un document technologique à un prestataire de services pour qu'il en assure la garde est, au préalable, tenu d'informer le prestataire quant à la protection que requiert le document en ce qui a trait à la confidentialité de l'information et quant aux personnes qui sont habilitées à en prendre connaissance.
Le prestataire de services est tenu, durant la période où il a la garde du document, de voir à ce que les moyens technologiques convenus soient mis en place pour en assurer la sécurité, en préserver l'intégrité et, le cas échéant, en protéger la confidentialité et en interdire l'accès à toute personne qui n'est pas habilitée à en prendre connaissance. Il doit de même assurer le respect de toute autre obligation prévue par la loi relativement à la conservation du document.
Cette disposition vise le cas où un document technologique est confié à un prestataire de services pour qu'il en assure la garde (par exemple, l'archivage de documents hors site).
La personne qui confie le document à un prestataire de services pour en assurer la garde a l'obligation d'informer ce dernier de la protection que requiert le document. Lors de la remise du document, il lui faut donner des informations adéquates sur les mesures de protection de la confidentialité que le document nécessite. Il faut pareillement indiquer quelles sont les personnes habilitées à en prendre connaissance.
De son côté, le prestataire de services doit faire en sorte que les moyens technologiques convenus d'un commun accord avec la personne qui lui a confié le document soient mis en place durant toute la période pendant laquelle il en a la garde.
Ainsi, il est tenu, durant la période où il en a la garde, de voir à ce que les moyens technologiques soient mis en place pour :
en assurer la sécurité ;
en préserver l'intégrité ; et
le cas échéant, en protéger la confidentialité et en interdire l'accès à toute personne qui n'est pas habilitée à en prendre connaissance.
Au surplus, le prestataire a l'obligation de respecter toute autre obligation prévue dans une loi relativement à la conservation d'un document.
Voir aussi les sujets Cycle de vie du document, Intégrité d'un document, Protection de la vie privée et Responsabilité.
Glossaire : archivage
