Chapitre II
Les documents
Section IV — Le maintien de l'intégrité du document au cours de son cycle de vie
§1. Le transfert de l'information
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L'information d'un document qui doit être conservé pour constituer une preuve, qu'il s'agisse d'un original ou d'une copie, peut faire l'objet d'un transfert vers un support faisant appel à une technologie différente.
Toutefois, sous réserve de l'article 20, pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en conservant sa valeur juridique, le transfert doit être documenté de sorte qu'il puisse être démontré, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée.
La documentation comporte au moins la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert, du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l'intégrité, tant du document devant être transféré, s'il n'est pas détruit, que du document résultant du transfert.
La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert. La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert, soit à ses éléments structurants ou à son support.
Cet article traite de la question du transfert technologique couramment appelé « migration des supports ». Les notions de transfert et de copie ne doivent pas être confondues. La notion de copie, visée à l'article 15, n'a de sens qu'en regard de l'existence d'un document source et suppose la multiplication de l'information sur un même support ou avec une même technologie. La notion de transfert est plutôt liée à celle de substitution ou de remplacement du support de l'information par un autre support faisant appel à une technologie différente ou encore par l'utilisation du même support mais en faisant appel à une technologie différente.
Il est possible de transférer l'information d'un document d'un support à un autre (par exemple en numérisant un texte papier pour le conserver sous forme de fichier dans un cédérom, en transférant l'information contenue sur une bande sonore vers un disque compact, en imprimant sur papier un document numérique, etc.) ou d'une technologie vers une autre, même s'il s'agit d'un même support (par exemple en transférant une image matricielle en format tiff vers le format png ou un texte d'un format de traitement de texte vers un autre).
L'article vise ici le cas spécifique du transfert de l'information d'un document qui doit être conservé afin de constituer une preuve. On y indique les conditions à satisfaire pour obtenir un tel résultat.
Il est rédigé en termes d'objectifs à atteindre et non de technologies à utiliser. Les gens sont libres du choix des moyens afin d'atteindre les objectifs précisés par cette disposition.
Il doit être documenté. Il faut être en mesure de démontrer, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée. C'est la condition requise afin que le document source puisse être détruit et remplacé par le document transféré tout en conservant sa valeur juridique. S'il s'agit de la destruction d'un document dont la conservation est exigée par la loi, elle doit en plus se faire suivant les exigences de l'article 20.
Elle doit comporter la mention du format d'origine du document dont l'information a été transférée, du procédé de transfert utilisé, et des garanties que ce procédé est censé offrir quant à la préservation de l'intégrité du document devant être transféré et du document résultant du transfert. Ces garanties sont celles qui figurent dans les indications fournies avec le produit utilisé.
La documentation peut être jointe au document résultant du transfert, à ses éléments structurants ou à son support, et conservée durant tout le cycle de vie de ce document. Sans ces conditions, on serait obligé de conserver les documents source même après avoir procédé à un changement de support.
Voir aussi les sujets Cycle de vie du document, Intégrité d'un document et Preuve et valeur juridique des documents.
