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Foire aux questions - documents

11- Qu'est-ce qu'un document ?

Cette notion est au coeur de la loi. La notion de document est définie de manière à l'affranchir du support. C'est un ensemble constitué d'information portée par un support. L'unité de base constitutive du document est l'information. Ce qui caractérise le document est le fait que l'information y est délimitée et structurée de façon tangible ou logique et elle doit être intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information structurée -- le document -- devient donc la notion fondamentale du droit relatif au statut des documents. La notion est définie de manière à y inclure tous les supports connus ou qui pourront un jour exister.

Voir l'article 3.

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12- Quelle est l'utilité de la définition de document ?

La définition de document permet de centrer l'attention sur ce qui constitue le dénominateur commun entre l'univers du papier et les autres supports. Cela permet d'affirmer que les documents peuvent être équivalents quel qu'en soit le support. Cette approche permet de formuler des règles qui s'appliquent à tous les documents sur tous les supports d'information quelle que soit la technologie utilisée pour les produire.

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13- Qu'est-ce qu'un document technologique ?

C'est un type de document. Un document technologique est un document sur un support faisant appel aux technologies de l'information, qu'elles soient électroniques, magnétiques, optiques, sans fil ou autres, ou faisant appel à une combinaison de technologies.

Voir l'article 3.

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14- Pourquoi utilise-t-on la notion de document technologique au lieu de document électronique ?

La notion de document technologique est plus large que celle de document électronique : elle vise les documents établis sur tous supports existants ou éventuels résultant des avancés des technologies de l'information et pas seulement les supports électroniques. Le document électronique est compris dans la catégorie plus large de document technologique.

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15- Pourquoi la définition de document met-elle l'accent sur l'information que porte le support plutôt que sur le support lui-même ?

Afin d'assurer la neutralité technologique de la loi et l'interchangeabilité des supports. La loi repose sur une notion de documents définie de manière à y inclure tous les supports connus ou qui pourront un jour exister.

La définition de document se fonde sur des notions développées en ingénierie documentaire. Elle postule que tous les documents ont une structure commune que l'article 3 décrit. Les supports peuvent donc être interchangeables mais le document lui, demeure toujours un ensemble d'information délimitée et structurée de façon tangible et logique sous forme de mots, de sons ou d'images. La loi ne vise pas un support ou une technologie spécifique, elle confère un cadre juridique aux documents.

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16- Un document multimédia est-il un document ?

Oui, la notion de document englobe tout objet comportant de l'information délimitée et structurée de façon tangible ou logique. Dès lors que celle-ci est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images, il s'agit d'un document au sens de la loi.

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17- Une banque de données est-elle un document ?

Non, mais la loi assimile à un document une banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite. L'assimilation d'une banque de données au document permet d'appliquer à ces banques les règles de la présente loi, car tout comme les documents, ces banques doivent être créées, conservées, consultées, transmises et l'information qu'elles portent peut être transférée de support.

Voir l'article 3.

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18- Qu'est-ce que l'interchangeabilité des supports ?

C'est la possibilité de passer d'un support à un autre sans perte de valeur juridique. La loi vise à assurer l'interchangeabilité des supports portant l'information du document. Cette interchangeabilité est obtenue car la loi la dissocie l'écrit et le support qui le porte. Un écrit est une sorte d'information qui peut se trouver sur tout support : par exemple, les inscriptions sur une pierre tombale sont sur un support de granit. Les clauses d'un bail de logement peuvent être inscrites sur une feuille de papier ou sur un document électronique. Ce sont tous des écrits, mais il peuvent se trouver sur des supports différents.

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19- À quoi s'applique la notion de document ?

La notion s'applique à tout objet constitué d'information portée par un support. Dès lors qu'on est en présence d'un objet dans lequel l'information est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et dès lors qu'elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images on est en présence d'un document. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles.

Par exemple, le braille est un système de symboles transcriptibles. C'est ainsi qu'un document établi en braille et un contrat consigné sur un fichier informatique porté sur un disque numérique constituent des documents auxquels s'applique la loi.

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20- Est-ce que cette notion de document ne s'applique qu'à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information ?

Non. La notion de document s'applique à l'ensemble des documents visés dans les textes législatifs, que ceux-ci y réfèrent par l'emploi du terme document ou d'autres termes qui constituent différentes façons de désigner un document. L'article 71 de la loi énumère une liste non exhaustive de ces termes.

Les principes de la neutralité technologique et de l'interchangeabilité des supports font en sorte, par exemple, qu'un constat d'infraction ou un formulaire exigé en vertu d'une loi peut être produit peu importe le support.

Voir l'article 71.

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21- Nos lois s'appliquent-elles aux communications effectuées au moyen de documents qui sont sur support faisant appel aux technologies de l'information ?

Oui. Désormais, les lois s'appliquent à tout document, peu importe le support. Des lois peuvent spécifiquement imposer le recours à un support en particulier pour certaines transactions ou pour établir certains documents. Mais si rien n'est précisé à cet égard dans une loi spécifique, les principes de la loi trouvent application.

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22- L'exigence d'un écrit implique-t-il l'emploi d'un support-papier ?

Non. L'exigence de l'écrit ne se confond pas avec l'utilisation du support-papier. Désormais, un écrit peut se trouver dans tout support. C'est la notion de document qui fait le lien entre l'information et le support. Les supports qui portent l'information sont interchangeables et l'écrit n'est plus défini de manière à ne concerner que les technologies fondées sur l'usage du papier.

Voir l'article 2827 du Code civil du Québec  .

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23- Qu'est-ce que l'équivalence fonctionnelle ?

La notion a été mise de l'avant par la Commission des Nations Unies sur le commerce international (CNUDCI). L'équivalence fonctionnelle est assurée dans une loi lorsque tous les procédés, mécanismes ou objets capables d'accomplir une fonction déterminée ont un statut équivalent.

La loi prévoit dans cet esprit que tout objet dans lequel l'information est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images constitue un document quelle que que soit la matière qui le constitue. On parle aussi d'équivalence fonctionnelle au sujet de processus comme la signature. Alors on vise tout procédé qui consiste à produire une « marque personnelle » et « d'usage courant » permettant de relier une personne à un document ou constituant une manifestation du consentement de celle-ci.

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24- Peut-on m'obliger à employer un support ou une technologie particulière plutôt qu'un autre pour produire un document ?

Non à moins qu'une disposition spécifique d'une loi impose une technologie ou un support en particulier. La loi consacre le principe général de la liberté des personnes quant au choix des supports. La limite à cette liberté de choix des supports ne peut provenir que de la loi : soit qu'elle exige l'emploi exclusif d'un support ou d'une technologie spécifique, soit qu'elle limite les possibilités de choix. Car la liberté du choix des supports est assortie à la condition que ce choix respecte les règles de droit, notamment celles prévues au Code civil.

Voir l'article 2.

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25- Dois-je me convertir à l'électronique pour recevoir ou produire des documents ?

Non. L'article 29 énonce que nul ne peut exiger de quelqu'un qu'il se procure un support ou une technologie spécifique pour transmettre ou recevoir un document, à moins que cela ne soit expressément prévu par la loi ou par une convention.

La liberté de choix des supports ne peut être limitée que par la loi. Soit que la loi exige l'emploi exclusif d'un support ou d'une technologie spécifique, soit que la loi limite les possibilités de choix. Ainsi, des lois particulières peuvent imposer l'usage d'un support ou d'une technologie spécifique, car la liberté du choix des supports est assujettie à la condition du respect des règles de droit, notamment celles prévues au Code civil. De plus, les personnes peuvent avoir convenu par contrat d'utiliser un support particulier. Alors, le choix ainsi fait par convention s'impose au co-contractant.

Voir l'article 29.

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