Des consultations effectuées auprès des responsables de l’adjudication des organismes publics ont révélé les erreurs et les omissions qui sont le plus souvent commises par les soumissionnaires. Voici donc une liste non exhaustive des conditions d’admissibilité et de conformité qui doivent être respectées pour éviter le rejet d’une soumission.
Le soumissionnaire doit lire attentivement les documents d’appel d’offres et porter une attention particulière aux points suivants :
La soumission doit être présentée dans le délai prescrit. Les documents doivent parvenir avant la date et l’heure limites fixées par l’organisme public pour le dépôt de la soumission.
La soumission doit être rédigée en français.
La formule de soumission doit être signée par une personne autorisée.
La formule de soumission ou d’engagement et le bordereau de prix, le cas échéant, doivent être ceux de l’organisme public, ou contenir les mêmes dispositions, et doivent être dûment remplis.
Les ratures et les corrections apportées aux montants de la soumission doivent porter les initiales de la personne autorisée.
La soumission ne doit pas présenter de divergence entre le montant en chiffres et le montant en lettres.
La garantie de soumission doit être fournie et conforme aux dispositions du document d’appel d’offres. Prenez note que lorsque la garantie de soumission fournie est sous forme de cautionnement ou de lettre de garantie irrévocable, la formule doit être celle transmise par le ministère ou l’organisme public ou contenir les mêmes dispositions, et doit être signée par la personne autorisée.
La soumission doit être présentée par une entreprise ayant un établissement au Québec.
La soumission doit être présentée par une entreprise ayant un établissement au Québec ou dans un territoire visé par les accords de libéralisation des marchés publics. Par ailleurs, si la concurrence est insuffisante, l’organisme public peut rendre admissible toute entreprise ayant un établissement dans un territoire non visé par un accord intergouvernemental applicable, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres.
L’entreprise doit posséder un système qualité dans le domaine couvert par le contrat, qui soit conforme à la norme d’assurance de la qualité spécifiée dans les documents d’appel d’offres.
Tout contrat comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $ conclu avec une entreprise doit obtenir une attestation de Revenu Québec.
Le prestataire de services doit présenter avec sa soumission le formulaire « Attestation relative à la probité du soumissionnaire », présent dans les documents d’appel d’offres, dûment rempli et signé par une personne autorisée.
