Chapitre II
Les documents
Section IV — Le maintien de l'intégrité du document au cours de son cycle de vie
§3. La consultation du document
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L'utilisation de fonctions de recherche extensive dans un document technologique qui contient des renseignements personnels et qui, pour une finalité particulière, est rendu public doit être restreinte à cette finalité. Pour ce faire, la personne responsable de l'accès à ce document doit voir à ce que soient mis en place les moyens technologiques appropriés. Elle peut en outre, eu égard aux critères élaborés en vertu du paragraphe 2º de l'article 69, fixer des conditions pour l'utilisation de ces fonctions de recherche.
Cette disposition permet de restreindre l'utilisation des fonctions de recherche extensive à l'égard des documents technologiques comportant des renseignements personnels et rendus publics pour une finalité particulière. On veut ainsi éviter, par exemple, les consultations de banques de données à l'aide de moteurs de recherche afin de repérer des renseignements personnels pour des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis ou diffusés.
En effet, dans l'univers des documents sur papier, la recherche est souvent longue puisque les documents doivent être examinés un à un. Pour les documents technologiques, les possibilités de recherche sont démultipliées, ce qui peut laisser craindre des abus.
Ainsi, la personne responsable de l'accès à ces documents doit voir à ce que les moyens technologiques soient mis en place pour assurer la protection des renseignements personnels contenus dans ces documents publics.
Cette restriction de l'utilisation des fonctions de recherche est limitée à ce qui est nécessaire afin d'assurer le respect de la finalité pour laquelle ces documents ont été rendus publics.
À titre d'exemple de ce type de documents, il y a ceux contenus dans le registre foncier et le registre des droits personnels et réels mobiliers. Il est possible, pour la personne responsable de ces registres, de limiter les fonctions de recherche dans le but d'assurer la protection des renseignements personnels qui y sont inclus. Il lui est alors loisible de fixer des conditions pour l'utilisation de ces fonctions de recherche. Ces conditions doivent tenir compte des critères énoncés par le gouvernement.
Le paragraphe 2º de l'article 69 permet au gouvernement de déterminer par règlement « des critères d'utilisation de fonctions de recherche extensive de renseignements personnels dans les documents technologiques qui sont rendus publics pour une fin déterminée ». Ce pourrait être, par exemple, les critères d'utilisation des fonctions de recherche extensive dans le cas de la recherche historique. Il existe en effet des fins légitimes à la recherche dans un document technologique. La recherche historique n'est pas en soi une atteinte à la vie privée, du moins selon la conception qui en est généralement retenue.
Voir aussi les sujets Cycle de vie du document et Protection de la vie privée.
