Chapitre II
Les documents
Section IV — Le maintien de l'intégrité du document au cours de son cycle de vie
§2. La conservation du document
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Les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l'objet d'un transfert peuvent être détruits et remplacés par les documents résultant du transfert. Toutefois, avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée :
prépare et tient à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l'objet d'un transfert, sauf dans le cas d'un particulier ;
s'assure de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits ;
s'assure, dans le cas des documents en la possession de l'État ou d'une personne morale de droit public, que la destruction est faite selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21.1).
Toutefois, doit être conservé sur son support d'origine le document qui, sur celui-ci, présente une valeur archivistique, historique ou patrimoniale eu égard aux critères élaborés en vertu du paragraphe 1º de l'article 69, même s'il a fait l'objet d'un transfert.
L'article 20 précise le droit de détruire le document dont l'information a été transférée. Il prévoit selon quelles conditions une personne peut détruire les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l'objet d'un transfert. La destruction des documents pour lesquels la loi n'exige pas de conservation relève du bon vouloir de leur propriétaire. Mais cette liberté peut avoir été limitée par un contrat obligeant à la conservation.
L'article indique les conditions de destruction :
préparer et tenir à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l'objet d'un transfert. Cette exigence ne vise pas les particuliers. Elle concerne les entreprises et l'État. De telles règles doivent être préparées et tenues à jour selon les règles de l'art ;
s'assurer de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits. La destruction ne doit pas mettre en péril la confidentialité. Par exemple, les documents comportant des renseignements personnels doivent être détruits de manière à éviter qu'ils se retrouvent fortuitement entre les mains de personnes susceptibles d'en prendre connaissance ;
dans le cas des documents en la possession de l'État ou d'une personne morale de droit public, il y obligation de s'assurer que la destruction est faite selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives 
(L.R.Q., c. A-21.1). La Loi sur les archives prévoit l'établissement de calendriers de conservation. Le plus souvent, ces calendriers sont établis par règlement.
Si ces conditions sont rencontrées, le document dont l'information a fait l'objet d'un transfert peut être détruit et remplacé par le document résultant du transfert.
Cependant, tout document présentant une valeur archivistique, historique ou patrimoniale doit être conservé sur son support d'origine. L'objectif visé est de préserver la mémoire collective. En effet, un document manuscrit peut avoir une grande valeur historique ou patrimoniale. Cela justifie de le conserver sur son support original même si son contenu a été numérisé afin d'en améliorer l'accessibilité. Les critères déterminant si le document possède une valeur archivistique, historique ou patrimoniale sont élaborés par le gouvernement aux termes du premier paragraphe de l'article 69.
Voir aussi les sujets Cycle de vie du document et Protection de la vie privée.
Glossaire : calendrier de conservation
