Chapitre II
Les documents
Section IV — Le maintien de l'intégrité du document au cours de son cycle de vie
§2. La conservation du document
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Toute personne doit, pendant la période où elle est tenue de conserver un document, assurer le maintien de son intégrité et voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre accessible et intelligible et de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné.
L'obligation est imposée à la personne qui est tenue de conserver le document. Elle concerne aussi bien les particuliers que les institutions ou les entreprises.
Cette exigence pourra s'appliquer dans de multiples situations. Par exemple, lorsqu'une loi oblige une personne à conserver un document; c'est le cas pour les documents fiscaux. Des contrats peuvent aussi obliger un cocontractant à conserver un document.
Dès lors qu'une personne est tenue de conserver un document, elle a le devoir d'en assurer l'intégrité, de voir à la disponibilité du matériel permettant de le rendre accessible et de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné. Par exemple, elle doit disposer du logiciel ou du matériel nécessaire pour que le document soit accessible et intelligible.
Cette disposition vise à prévenir que les documents technologiques ne soient plus accessibles à cause de la non-disponibilité des appareils nécessaires à leur lecture. La personne responsable a le choix de transférer le document sur un autre support ou suivant une autre technologie en vertu de l'article 17 ou de conserver le matériel qui permet d'en prendre connaissance.
Voir aussi le sujet Cycle de vie du document.
