Gouvernance et gestion des ressources informationnelles
Une ressource informationnelle est une ressource utilisée par une entreprise ou une organisation, dans le cadre de ses activités de traitement de l'information, pour mener à bien sa mission, pour faciliter la prise de décision ou encore la résolution de problèmes. Une ressource informationnelle peut être une ressource humaine, matérielle ou financière directement affectée à la gestion, à l'acquisition, au développement, à l'entretien, à l'exploitation, à l'accès, à l'utilisation, à la protection, à la conservation et à la destruction des éléments d'information. Une ressource peut donc être une personne, un fichier ou le système informatique lui-même.
(Définition tirée du Thésaurus de l'activité gouvernementale)
Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement
Le 13 juin 2011, la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement était adoptée. Celle-ci établit un cadre de gouvernance et de gestion en matière de ressources informationnelles, qui est applicable aux ministères et à la plupart des organismes publics, y compris à ceux du réseau de l’éducation et à ceux du réseau de la santé et des services sociaux.
La Loi prévoit la nomination d’un dirigeant principal de l’information et détermine ses principales fonctions. Il sera chargé de mettre en œuvre les politiques et les directives prises conformément à la Loi, d’en surveiller l’application et d’en coordonner l’exécution. Il sera aussi appelé, notamment, à conseiller le Conseil du trésor en matière de ressources informationnelles et à fournir aux organismes publics les outils et l’assistance qui leur permettront de gérer leurs ressources informationnelles de façon rigoureuse.
La Loi prévoit également la désignation de dirigeants réseau de l’information et de dirigeants sectoriels de l’information et elle en précise les fonctions.
Elle détermine les outils de gestion qu’un organisme public doit mettre en œuvre aux fins de la gouvernance et de la gestion de ses ressources informationnelles. La Loi prévoit ainsi la préparation, conformément aux conditions et modalités fixées par le Conseil du trésor :
- d’une planification triennale des projets et des activités en matière de ressources informationnelles de chaque organisme public;
- d’une programmation de l’utilisation des sommes que l’organisation prévoit consacrer à cet effet pendant son exercice financier;
- du suivi d’un projet, dans les cas que le Conseil du trésor détermine;
- d’un bilan pour chaque projet ou, selon le cas, chaque phase d’un projet ayant fait l’objet d’une autorisation délivrée conformément à la Loi;
- d’un bilan annuel de ses réalisations et des bénéfices réalisés.
La Loi oblige les organismes publics à faire approuver leur programmation annuelle et à faire autoriser leurs projets en matière de ressources informationnelles par, selon le cas, le gouvernement, le Conseil du trésor, le ministre de l’Éducation, du Loisir et du Sport, le ministre de la Santé et des Services sociaux ou le conseil d’administration de l’organisme public ou, à défaut d’un tel conseil, par le plus haut dirigeant de l’organisme.
En ce qui concerne les entreprises du gouvernement, la Loi prévoit que celles-ci doivent adopter une politique qui tient compte, notamment, des objectifs énoncés par la Loi.
La Loi confie au Conseil du trésor divers pouvoirs et responsabilités, dont le pouvoir de formuler des directives et la responsabilité d’élaborer et de proposer au gouvernement des politiques en matière de gouvernance et de gestion des ressources informationnelles au sein des organismes publics.
La Loi accorde également au Conseil du trésor le pouvoir de confier à un autre organisme public, dont le Centre de services partagés du Québec, sur recommandation du dirigeant principal de l’information et aux conditions que le Conseil du trésor détermine, la réalisation, en tout ou en partie, d’un projet d’un organisme public en matière de ressources informationnelles.
Enfin, la Loi prévoit les dispositions transitoires et de concordance requises notamment au regard des premiers dirigeants sectoriels, des projets en ressources informationnelles en cours de réalisation et des politiques sur la sécurité et la gestion des ressources informationnelles adoptées par certains organismes.
Directive sur la gestion des ressources informationnelles
La Directive sur la gestion des ressources informationnelles, entrée en vigueur le 1er avril 2010, sera révisée afin de s’ajuster aux nouvelles prescriptions de la Loi. Toutefois, elle continue de s’appliquer jusqu’à ce qu’elle soit remplacée par une décision en même matière prise conformément à la présente Loi.
Selon cette directive, les ministères et organismes (MO) doivent notamment produire, chaque année, le plan triennal des projets et des activités en RI, la programmation annuelle en RI et le bilan annuel des réalisations en RI. Ces renseignements permettent au dirigeant principal de l'information du Secrétariat du Conseil du trésor, entre autres, d'enrichir le recueil des pratiques recommandées au sein du gouvernement et de formuler à l’intention du Conseil du trésor ses observations et ses recommandations concernant les projets en RI.
Plans et bilans des projets et des activités en RI
La directive permet d'améliorer la coordination gouvernementale des investissements publics en RI dans une démarche collective, cohérente et intégrée. Elle prévoit le dépôt de trois documents par MO :
- le plan triennal des projets et des activités en RI;
- la programmation annuelle en RI;
- le bilan annuel des réalisations en RI.
Projets en RI
Dans le contexte de l'autorisation d'un projet en RI par le Conseil du trésor, les MO doivent produire l'un ou plusieurs des documents suivants :
- le dossier de présentation stratégique;
- le dossier d'affaires;
- le document justificatif.
À la suite de l'autorisation d'un projet, le Conseil du trésor peut requérir le suivi de ce projet, sur recommandation du dirigeant principal de l’information. De plus, un bilan du projet doit être produit, au plus tard trois mois après son implantation.
