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Éviter le rejet de la soumission
Des consultations effectuées auprès des responsables de l’adjudication des contrats des ministères et des organismes publics ont révélé les erreurs et les omissions qui sont le plus souvent commises par les soumissionnaires. Voici donc une liste non exhaustive des conditions d’admissibilité et de conformité qui doivent être respectées pour éviter le rejet d’une soumission.
Le soumissionnaire doit lire attentivement les documents d’appel d’offres et porter une attention particulière aux points suivants :
- Date et heure limites d’entrée des soumissions
La soumission doit être présentée dans le délai prescrit. Ainsi, il faut que les documents parviennent avant les date et heure limites, à l’adresse demandée. - Langue de la soumission
La soumission doit être rédigée en français. - Signature de la soumission
La formule de soumission doit être signée par une personne autorisée. - Documents de soumission
La formule de soumission ou d’engagement et le bordereau de prix, le cas échéant, doivent être ceux du ministère ou de l’organisme public, ou contenir les mêmes dispositions, et doivent être dûment remplis. - Ratures et corrections
Les ratures et les corrections apportées aux montants de la soumission doivent porter les initiales de la personne autorisée. - Divergence
La soumission ne doit pas présenter de divergence entre le montant en chiffres et le montant en lettres. - Si une garantie de soumission est exigée
La garantie de soumission doit être fournie et conforme aux dispositions du document d’appel d’offres. Prenez note que lorsque la garantie de soumission fournie est sous forme de cautionnement ou de lettre de garantie irrévocable, la formule doit être celle transmise par le ministère ou l’organisme public ou contenir les mêmes dispositions, et doit être signée par la personne autorisée. - Si l’appel d’offres n’est pas assujetti à un accord
La soumission doit être présentée par une entreprise ayant un établissement au Québec. - Si l’appel d’offres est assujetti à un accord
La soumission doit être présentée par une entreprise ayant un établissement au Québec ou dans un territoire visé par les accords de libéralisation des marchés publics. Par ailleurs, si la concurrence est insuffisante, l’organisme public peut rendre admissible toute entreprise ayant un établissement dans un territoire non visé par un accord intergouvernemental applicable, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres. - Lorsqu’une norme d’assurance de la qualité est exigée
L’entreprise doit posséder un système qualité dans le domaine couvert par le contrat qui soit conforme à la norme d’assurance de la qualité spécifiée dans les documents d’appel d’offres.
